Planning Repas Semaine Excel - Modèle Gratuit 2026

À l'ouverture, va dans l'onglet Mode d'emploi : il rappelle l'ordre de démarrage et le rôle des huit feuilles. Dans Paramètres, renseigne les informations générales, le budget hebdomadaire et les seuils utilisés pour les alertes de stock. Dans Convives, ajoute un identifiant, un prénom ou un code, le type de convive, le nombre de portions, le statut, le régime et les allergies ou exclusions utiles à l'organisation.

Dans Recettes, saisis ou modifie le nom, la catégorie, la saison, le nombre de portions de référence, les temps, le coût total, les compatibilités, les allergènes, les ingrédients et la conservation. Le coût par portion se calcule automatiquement. Dans Planning semaine, les cellules jaunes des repas sont modifiables : choisis une recette dans les menus déroulants C8:I11. Les colonnes de droite calculent les portions, le coût estimé, le statut et la vigilance alimentaire.

Dans Stocks, mets à jour les quantités et dates limites. Dans Liste de courses, saisis les besoins et prix unitaires : le stock déduit et la quantité à acheter se complètent automatiquement. Le Tableau de bord consolide ensuite la semaine avec les indicateurs de budget, de planification et d'avancement des courses.

Un planning adapté aux profils de convives

Un planning repas semaine Excel sert à coordonner plusieurs contraintes qui se croisent chaque jour : horaires, nombre de portions, habitudes alimentaires, restes disponibles et temps de préparation. Une famille de quatre personnes ne fonctionne pas comme une équipe de huit convives, car les coefficients de portions peuvent différer entre adultes, enfants et adolescents. Dans le classeur, l’onglet Convives permet d’enregistrer une portion de 0,75 pour un enfant ou de 1 pour un adulte, puis l’onglet Planning semaine additionne les portions des profils au statut Actif.

Le fichier peut aussi convenir à un centre de loisirs, une association, une colocation ou une petite organisation qui prépare des repas récurrents sans repartir d’une feuille blanche. Le responsable renseigne les recettes réellement utilisées, leur temps de préparation et leur conservation. Un dîner de quatre portions coûtant 14,80 € apparaît alors à 3,70 € par portion ; cette donnée permet de comparer un poulet rôti, une soupe ou un plat végétarien avec une base commune.

Le planning distingue petit-déjeuner, déjeuner, dîner, collation, préparation anticipée et commentaire du jour. Cette distinction est utile lorsqu’une préparation doit être faite la veille ou lorsqu’un reste est volontairement réutilisé. Le champ Commentaire du jour permet de noter une contrainte pratique, comme un repas transporté ou une cuisson à lancer avant le retour du travail.

Relier menus, recettes et achats

Pour une organisation de 7 jours et 4 types de repas, le planning prévoit jusqu’à 28 emplacements de recettes. Tu peux visualiser la semaine entière, puis utiliser le Tableau de bord pour vérifier le nombre de repas renseignés, le budget prévu, le coût estimé, les articles à acheter et les articles déjà achetés. Cette lecture évite de consulter successivement cinq feuilles pour obtenir une situation fiable.

Le classeur est particulièrement adapté lorsque les menus sont répétitifs mais les convives changent. Une structure peut conserver une recette de chili sin carne, de gratin de courgettes ou de soupe de légumes, tout en ajustant les profils actifs et les quantités. Les menus déroulants s'appuient sur la liste des recettes et réduisent les doublons de libellés. Le Tableau de bord fournit une synthèse calculée à partir des autres onglets.

Documenter les restrictions alimentaires

Le volet alimentaire demande une vérification séparée du simple calcul de budget. Dans Recettes, les champs Végétarien, Compatible sans gluten, Compatible sans lactose et Allergènes permettent de documenter les informations connues pour chaque préparation. Dans Convives, tu peux associer un régime et une exclusion, par exemple « Sans lactose » et « Lait ». Le planning ne certifie toutefois pas la compatibilité d’un repas : son statut ALERTE apparaît lorsque le nom sélectionné ne correspond pas correctement à une recette, et le message demande de vérifier recette, portions, allergènes et régimes.

Cette limite doit rester visible dans une organisation professionnelle. Pour une cantine associative qui prépare 30 portions, une mention « Sans gluten » dans un tableau ne remplace pas la vérification des étiquettes, des contaminations croisées et des ustensiles. Les informations du fichier doivent être confrontées aux emballages et aux consignes communiquées avant préparation et service. Le champ Allergènes est une aide de suivi, pas une validation sanitaire.

Suivre les dates limites indicatives

La conservation constitue un autre contrôle technique. Recettes contient une information de conservation, tandis que Stocks enregistre la date d’entrée et la date limite indicative. La formule de statut compare cette date à TODAY() et au seuil défini dans Paramètres : un produit dépassé reçoit « DÉPASSÉ », un produit proche de sa limite « À CONSOMMER RAPIDEMENT », sinon « OK ». Si le seuil est fixé à 3 jours et qu’une date limite tombe dans 2 jours, le produit est donc signalé ; il faut ensuite contrôler la date réelle et l’état du produit.

Pour les produits frais, saisis les unités de manière cohérente. Un besoin de 1,2 kg ne doit pas être comparé à un stock de 500 g sans conversion manuelle, car Excel ne convertit pas les unités. Utilise la même unité dans Stocks et Liste de courses, ou convertis explicitement avant de calculer la quantité à acheter.

Le fichier ne contient pas de référence réglementaire ni de contrôle externe. Son rôle est de structurer les informations que tu connais et de faire ressortir les points nécessitant une vérification humaine. Les alertes alimentaires et les dates de stock doivent donc être relues avant la préparation.

Éviter les recettes introuvables

La première erreur observée dans les fichiers de menus est le nom de recette presque identique mais différent : « poulet rôti », « Poulet rôti » et « poulet rôti aux pommes de terre » ne désignent pas forcément la même ligne. Ici, le menu déroulant de C8:I11 reprend les recettes de Recettes. Utilise-le plutôt que de saisir librement un intitulé ; sinon la recherche VLOOKUP peut ne pas retrouver le coût et le statut peut passer en ALERTE.

La deuxième erreur concerne les portions. Une recette enregistrée pour 4 portions ne signifie pas automatiquement que les ingrédients ont été recalculés dans le détail. Le planning calcule le nombre de portions des convives actifs, mais le fichier ne transforme pas chaque quantité d’ingrédient d’une recette en quantité achetée. Pour 6 portions à partir d’une recette prévue pour 4, applique donc un coefficient de 1,5 dans ta préparation ou documente les quantités nécessaires dans Liste de courses.

Contrôler les unités et les statuts

Les unités incohérentes provoquent aussi des achats faux. Avec 200 g de feta nécessaire et 0,1 kg en stock, la formule compare les nombres sans comprendre qu’ils représentent la même masse : elle peut proposer d’acheter 199,9 g. Choisis une unité unique par produit, par exemple g pour les petites masses et kg pour les volumes importants, puis convertis les anciennes lignes avant de tirer une conclusion.

Autre raccourci risqué : marquer un article Acheté dès qu’il est ajouté au panier. Le Tableau de bord compte ce statut pour mesurer la progression ; une ligne passée trop tôt à Acheté donne donc une progression artificiellement élevée. Mets le statut à À acheter jusqu’au contrôle du ticket ou de la réception, puis renseigne la date d’achat.

Enfin, une date limite indicative vide dans Stocks ne déclenche aucune alerte. Cela ne signifie pas que le produit est sans risque. Renseigne les dates connues, vérifie les produits frais avant utilisation et ne considère jamais le statut OK comme une appréciation de la qualité sanitaire. On a laissé ces contrôles visibles pour que tu puisses repérer les données incomplètes plutôt que les confondre avec une information validée.

La règle pratique est simple : vérifie le libellé de la recette, l'unité du produit et le statut réel de l'achat avant de te fier au coût total. Ces trois contrôles évitent une grande partie des écarts entre le planning théorique et les courses effectivement nécessaires. Les noms de recettes et les unités de mesure sont les deux points à contrôler en premier.