Liste Invités Mariage Excel - Modèle Gratuit (2026)

Quand tu ouvres le fichier, commence par la feuille Paramètres. Tu y renseignes les prénoms, la date du mariage, les lieux, les dates limites, le budget cible, la capacité de salle, le nombre de tables et la liste des tables attribuables. L’onglet Mode d'emploi est présent mais ne contient pas d’instructions renseignées dans cette version.

Dans Invités, saisis une personne par ligne dans les colonnes de saisie : foyer, groupe, civilité, prénom, nom, catégorie, lien avec les mariés, coordonnées, invitation, réponse et accompagnant. L’ID invité et la quantité de 1 se complètent seuls. Passe ensuite dans Réponses & relances pour saisir les relances, l’hébergement, le transport, la table et les remerciements : la date limite et le statut de relance sont calculés. Les feuilles sont protégées, mais les cellules prévues pour la saisie restent déverrouillées ; les alertes colorées signalent une situation à vérifier sans empêcher la saisie.

Une ligne pour chaque personne

Une liste d’invités de mariage devient vite difficile à exploiter lorsqu’elle mélange foyers, couples, enfants, prestataires et réponses tardives dans un seul tableau non structuré. Les futurs mariés utilisent souvent une colonne libre pour noter « oui », « non » ou « à rappeler », puis comptent manuellement les présents avant chaque échange avec le traiteur. Ce fonctionnement pose un problème concret : une personne peut avoir reçu une invitation, ne pas avoir répondu, demander un régime végétarien et nécessiter une place en navette. Ces informations ne se suivent pas correctement avec une seule cellule de commentaire.

La feuille Invités du classeur distingue l’ID foyer de l’ID invité. C’est utile lorsqu’un même foyer contient, par exemple, deux adultes et deux enfants : tu crées quatre lignes, une par personne, tout en conservant le même identifiant de foyer. Le fichier attribue un ID individuel de type INV-001 lorsque le prénom et le nom sont renseignés. La quantité reste fixée à 1 sur les lignes 6 à 205 : elle ne sert donc pas à représenter un couple ou une famille entière sur une ligne.

Relancer sans recompter les réponses

Pour un mariage de 120 personnes invitées, la différence entre 80 réponses confirmées et 80 invitations envoyées est déterminante. Le traiteur commande des couverts pour les personnes confirmées, pas pour les contacts encore en attente. Dans Réponses & relances, le statut de relance devient À relancer lorsque la date du jour dépasse la date limite calculée depuis la date d’invitation et le délai défini dans Paramètres. Une réponse Confirmé ou Refusé met ce statut à Terminé.

Le classeur convient aussi à une personne chargée de coordonner la réception pour le compte des mariés. Elle peut filtrer les lignes par groupe, statut de réponse ou catégorie, puis compléter les besoins d’hébergement et de transport sans modifier la base initiale. L’assistant d’un lieu de réception, un wedding planner ou un proche chargé des relances travaille ainsi sur des informations séparées : identité dans Invités, logistique dans Réponses & relances, alimentation dans Repas & allergies.

Avant d’envoyer les invitations, fixe un délai standard réaliste dans Paramètres. Avec un délai de 30 jours et un envoi le 1er juin 2026, la date limite calculée sera le 1er juillet 2026. Évite de saisir une réponse directement dans une note libre : utilise le statut, puis renseigne la date de réception. Les filtres automatiques permettent ensuite d’isoler les personnes En attente, ce qui donne une liste de relance exploitable sans recopier les noms dans un autre fichier.

Les calculs reposent sur les réponses confirmées

Le fichier repose sur des calculs de liaison entre feuilles : les données saisies dans Invités sont reprises dans Réponses & relances, puis certaines informations sont utilisées dans Repas & allergies, Plan de table et Budget réception. Cette organisation évite de retaper le prénom, le nom et le statut de réponse à plusieurs endroits. Elle impose toutefois une règle : les calculs de menus, de tables et de budget ne comptent que les lignes dont le statut est exactement Confirmé. Une personne En attente n’entre pas dans les quantités estimées.

Dans Repas & allergies, le classeur calcule si un menu spécial est requis. Le résultat est Non uniquement si le régime vaut Aucun et si la cellule des allergies ou vigilances est vide. Si l’invité existe et que l’un de ces deux éléments appelle une attention particulière, le résultat devient Oui. Ce n’est pas une validation médicale ni un contrôle de cohérence du menu : le fichier met seulement en évidence une allergie ou vigilance manquante lorsque le menu spécial est requis.

Contrôler les couverts et les capacités

La synthèse compte les personnes Confirmé par menu parmi six choix fixes : adulte classique, végétarien, végétalien, poisson, enfant et prestataire. Pour 94 invités confirmés, tu peux par exemple obtenir 66 menus adultes classiques, 12 végétariens, 4 végétaliens, 6 poissons et 6 enfants. Vérifie que le total de cette synthèse correspond au nombre de personnes confirmées auxquelles un menu a été attribué ; les lignes sans menu choisi ne sont pas transformées automatiquement en menu adulte.

Le Plan de table calcule le nombre d’invités confirmés attribués à chaque table, puis soustrait ce total à la capacité saisie. Une table de capacité 8 avec 9 invités confirmés affiche -1 place restante et le statut Dépassement. Une table de 10 places avec 10 confirmés est Complet. Le calcul est préférable à un comptage visuel des noms, surtout lorsque les affectations évoluent après des refus ou des accompagnants ajoutés.

La zone d’affectations H:P doit être interprétée avec précision. Elle reprend les informations d’invités par numéro de ligne et ne filtre pas automatiquement les personnes selon leur table. Son contrôle Table confirmée ? compare la table de la cellule H avec le nom de table situé en colonne A sur la même ligne. Il ne réalise pas une vérification globale de toutes les affectations possibles. Utilise le tableau de capacité comme contrôle quantitatif et traite cette zone comme une zone d’affichage et de vérification ligne à ligne.

Dans Budget réception, le montant estimé d’un poste est le coût unitaire estimé multiplié par une quantité calculée. Avec 85 repas adultes confirmés et un coût unitaire de 62 €, le montant estimé atteint 5 270 €. L’écart compare ce montant au budget prévu. Le fichier totalise les budgets prévus, les montants estimés et l’écart total, mais il ne calcule pas le total des montants engagés.

Foyers, accompagnants et réponses

La première erreur consiste à créer une ligne pour un foyer plutôt qu’une ligne pour chaque personne. Si « Famille Martin, 4 personnes » occupe une seule ligne, le classeur ne peut pas compter correctement les enfants, les menus différents ni les places à table. La quantité affichée est fixée à 1 et n’alimente pas les calculs de capacité, de repas ou de budget. Pour deux adultes, un enfant et un accompagnant, crée quatre lignes individuelles avec le même ID foyer si tu veux conserver le regroupement.

Une autre erreur fréquente est de considérer qu’une absence de réponse équivaut à un refus. Le statut En attente reste distinct de Refusé, et seuls Confirmé et Refusé terminent automatiquement le cycle de relance. Si une invitation a été envoyée le 10 août 2026 avec un délai standard de 21 jours, la date limite calculée est le 31 août 2026. Tant qu’aucune réponse n’est enregistrée, le statut devient À relancer après cette échéance.

Les dates sont également encadrées : dans Invités, les dates d’invitation et de réponse doivent se situer entre le 01/01/2026 et le 31/12/2030. Ne remplace pas une date par un texte comme « envoyé hier » ou « réponse orale ». La formule de délai ne peut pas exploiter ce type de note. Saisis la date dans la colonne prévue et place le contexte dans le commentaire organisation de Réponses & relances.

Ne pas confondre disponibilité et confirmation

Pour les accompagnants, le piège est de mettre Oui dans Accompagnant autorisé sans renseigner le nom de l’accompagnant. Le classeur le signale visuellement, mais cette alerte ne bloque pas la saisie. L’accompagnant doit recevoir sa propre ligne dans Invités dès qu’il est identifié : sinon il n’a ni statut de réponse, ni menu, ni affectation de table. Une autorisation d’accompagnant n’est pas une confirmation de présence.

Le plan de table produit aussi des erreurs de lecture. Une table peut afficher Disponible avec 3 places restantes alors que trois personnes sont encore En attente : elles ne sont pas comptées car le calcul porte sur les Confirmé. À l’inverse, une table complète de 8 confirmés ne peut pas recevoir un neuvième invité sans dépasser la capacité, même si une autre table a des places libres.

Enfin, ne confonds pas budget cible, budget prévu et montant engagé. Le budget cible vient de Paramètres ; le budget prévu est saisi poste par poste ; l’estimation est calculée depuis les quantités et coûts unitaires. Avec un budget prévu de 1 200 € pour l’hébergement et une estimation de 1 440 €, l’écart est de 240 € et s’affiche comme défavorable. Le montant engagé n’entre pas dans le total du classeur.