Registre Traitements RGPD Excel - Modèle Gratuit

1. Identifiez l’organisme dans Paramètres.
2. Décrivez chaque activité et ses références documentaires.
3. Vérifiez les champs incomplets et mettez la date de revue à jour.

Renseignez dans Paramètres l’organisme, ses coordonnées et les contacts utiles. Distinguez le responsable du traitement, qui détermine les finalités et les moyens, de la fonction de DPO lorsqu’elle existe. Le modèle est orienté vers les activités de responsable de traitement ; les prestations réalisées pour le compte de clients nécessitent un registre de sous-traitant adapté.

Dans les lignes 5 à 54 de Registre des traitements, décrivez une activité par finalité. « Gestion des candidatures » est plus utile que le seul nom d’un logiciel. Une même application peut servir plusieurs activités ; inversement, une activité peut mobiliser plusieurs outils.

La fiche de la CNIL sur le registre des activités de traitement propose une méthode et un modèle officiel. Elle précise aussi que la dérogation concernant les organismes de moins de 250 salariés est limitée : la taille seule ne dispense pas automatiquement de tenir un registre.

Saisissez des catégories de données, pas une copie des dossiers concernés. Par exemple, « coordonnées professionnelles » décrit une catégorie ; le registre n’a pas besoin de contenir la liste nominative de tous les clients. La colonne T permet de retrouver la fiche détaillée et les documents utiles.

Les listes déroulantes organisent la saisie. Elles ne choisissent pas la base légale et ne valident pas une durée. Un texte « À définir » reste une tâche à traiter, même si la ligne est déjà comptée dans le tableau de bord.

M attend une durée ou un critère, son point de départ et la justification retenue. Les exemples ne fournissent plus de durée universelle : le champ doit être documenté pour votre activité et pour les catégories de données concernées. Saisissez la date de votre revue en S ; elle ne s’actualise pas automatiquement.

K distingue les transferts hors Espace économique européen déclarés « Oui », « Non » ou encore en évaluation. L indique les pays ; R reçoit la référence de l’encadrement ou du document à consulter. Une mention de pays ne remplace pas l’examen du transfert et des accès des prestataires.

N décrit les mesures effectivement mises en œuvre. Écrire « chiffrement » ou « accès restreint » dans une cellule n’active aucune protection du classeur. Complétez la fiche détaillée, les coordonnées et les références nécessaires en suivant les exigences de l’article 30 du RGPD, présenté par la CNIL.

Une ligne est comptée lorsque B contient un nom d’activité. Le total reste donc nul si vous effacez les noms des exemples tout en laissant les numéros 1 à 50. Les autres compteurs lisent les valeurs renseignées : statut Actif, transfert Oui, mention Article 9 ou 10, AIPD requise ou en cours, et activité en révision.

La répartition couvre les six bases proposées et les cinq statuts du modèle. Les bases absentes ou non reconnues restent dans un compteur séparé. Le graphique représente les bases reconnues : ses parts ne prouvent pas que toutes les activités sont documentées.

Les doublons de nom ne sont pas dédupliqués automatiquement. Une même activité saisie deux fois compte deux fois. Les filtres visuels ne changent pas les totaux du tableau de bord ; contrôlez le périmètre et les fiches avant d’interpréter la synthèse.

La feuille Analyse d’impact propose neuf critères de repérage et une table de suivi des dossiers. Les réponses se choisissent dans E6:E14. La conclusion, le responsable et les références de l’analyse sont ensuite documentés dans la table inférieure.

Cette liste ne réalise pas une AIPD complète et ne produit pas de verdict automatique. L’examen doit tenir compte du contexte, des listes applicables et des risques pour les personnes. Consultez la méthode de la CNIL pour gérer les risques et préparer une AIPD pour conduire et documenter l’analyse.

H distingue les catégories particulières de l’article 9 et les données pénales de l’article 10. Ce ne sont pas deux noms pour une même catégorie. Précisez les données en G et conservez la justification dans la fiche détaillée.

1. Remplacez les exemples et vérifiez les contacts de l’organisme.
2. Complétez chaque fiche avec les personnes qui connaissent l’activité.
3. Traitez les champs à définir et les compteurs de revue.
4. Enregistrez la date de revue et les références documentaires.
5. Archivez une version avant les changements importants.

Le fichier n’envoie rien à la CNIL, ne recueille pas le consentement et ne traite pas les demandes de droits. Il ne conserve pas automatiquement un historique des modifications. Pour dépasser 50 activités, étendez les plages du registre, des validations et des indicateurs.